我用三个步骤把英文邮件写得更清楚

我以前写英文工作邮件，总想把语气写得很正式，结果句子很长，收件人反而不知道要做什么。后来我固定用三个步骤检查：第一句说明写信目的，中间只放对方作决定所需的背景，最后明确希望谁在什么时间前回复或完成什么。一个段落只讲一件事，多个问题就编号。发送前再删掉与当前决定无关的过程说明，并检查附件、日期和时区。语气上我保留基本问候和感谢，但不再堆很多客套句。若内容敏感或可能引起误解，我会请熟悉业务的同事看逻辑，而不只是检查语法。邮件变短以后，来回确认的次数明显少了。