重要文件怎样备份才不会越整理越乱

我曾经把证件扫描件复制到很多文件夹，以为副本越多越安全，后来更新时反而不知道哪个版本最新。现在我只保留一个主目录，按“身份、住房、工作学习、医疗保险、税务财务”分类，文件名统一用日期加内容。主目录在电脑上，另有一个加密的云端备份和一个离线备份；涉及敏感信息的文件不开公开分享链接。每季度随机打开几份备份，确认不是只有文件名却无法读取。过期资料不会马上删除，而是移到按年份命名的归档文件夹。真正让我安心的不是备份数量，而是清楚知道最新版本在哪里，以及设备损坏后怎样恢复。